مدیریت کارآیی یا BPM یا Business Performance Managementمجموعه فرایندهایی است که به سازمانها کمک میکند تا کارآیی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه فرایندها کارآیی و اثر بخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه میسازند.
بسیاری از شرکتها دارای فرایندهای کسب و کار هستند که این فرایندها برای مدل کسب و کار آن شرکت منحصر به فرد خواهند بود. از آنجاییکه این فرایندها با توجه به شرایط خاص بازار، بارها و بارها تکامل می یابند، راه کارBPMکه برمیگزینند، باید بتواند خود را با شرایط و نیازمندیهای شرکت در پاسخ به شرایط جدید تطبیق دهد.
شرکتها برای بهرهگیری اثر بخش ازBPMباید تنها به دادهها و مدیریت دادهها متمرکز نشوند. بلکه شیوه فرایندگرا را برگزینند. این شیوه تمایزی بین کارهای انجام شده توسط انسان یا کامپیوتر قائل نمیشود.
هدفBPMیکپارچهسازی فرایندها، افراد و اطلاعات است. ایجاد چنین زیرساخت پویایی نیازمند جداسازی جریانات، قوانین کسب و کار و خدمات است.
شناسایی فرایندهای کسب و کار نسبتا ساده است. اما مشخص نمودن بخشهای مختلف کسب و کار و یافتن صاحبان فرایندها، دشوار میباشد.
BPMعلاوه بر مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان، یکپارچهسازی بی درنگ فرایندها را با تامین کنندگان، شرکای تجاری و مشتریان بر عهده دارد.
BMPاتوماسیون را از دیدگاه افقی مورد توجه قرار میدهد نه عمودی.
BAMیاBusiness Activity Monitoring(نظارت بر فعالیت کسب و کار) برای سنجش تاثیرBPMضروری است.
مولفههایBPM
BPM IDE (Integrated Design Environment): BPIDEمحیط طراحی یکپارچه است که برای طراحی فرایندها، قوانین و رویدادها بکار میرود. تعریف ساخت یافتهای از هر فرایند حائز اهمیت است وIDEکاربر را قادر میسازد تا همه فرایندهها را بدون کمک فناوری اطلاعات طراحی نماید.
* موتور فزاینده. موتور فزاینده درBPM، متغیرها و وضعیتهای همه فرایندهای فعال را ردیابی میکند.
* دایرکتوری کاربر. راهبران سیستم، افراد درون سیستم را با نام، اداره، نقش و حتی سطح اعتبار تعریف مینمایند. این دایرکتوری سبب میشود تا وظایف به طور خودکار به منابع تعریف شده ارسال شوند.
* جریان کار. زیر ساخت ارتباطی است که وظایف را به فرد مورد نظر ارجاع میدهد.
* گزارشگیری/ نظارت بر فرایند. کاربران را قادر میسازد تا کارآیی فرایندهای فعلیشان و کارآیی فردی که فرایندها را اجرا نموده است، ردیابی نمایند.
* یکپارچهسازی.EAIیاEnterprise Application Integrationو یا خدمات وب برایBPMحیاتی است، زیرا فرایندهای کسب و کار به دادههای سیستمهای مختلف سازمان نیاز دارند.
نظارت بر فعالیت کسب و کار (BAM)
BAMنظارت اتوماتیک بر فعالیت فرایند کسب و کار است و به صورت ماجولی ازEAI،ERPیا محصولاتBPMپیادهسازی میشود. به منظور استفاده ازBAMباید شاخصهای کلیدی کارآیی (KPIs) یاKey Performance Indicatorsشناسایی شوند و سیستمی به منظور نظارت و پاسخگویی به تغییرات به صورت بیدرنگ ساخته شود.
BAMسبب میشود تا سازمان بتواند سریعتر به فرصتها و تمدیدهای جدید پاسخ دهد.BAMسازندماندهیKPIهای کسب و کار و پیادهسازی صحیح تکنولوژی و نظارت بر آنها را در بر میگیرد.
ویژگیهایBAM
* فراهم ساختن شاخصهای کلیدی کارآیی به صورت گرافیکی و بیدرنگ و تحلیل آنها
* فراهم ساختن امکان کنترل و مدیریت عملیات کسب و کار
* امکان پاسخگویی سریع به تغییر مبتنی بر رویدادهای کسب و کار
* تمرکز بر پارامترهای فرایند و تحلیل بیدرنگ به منظور تعیین فرایندهایی که سبب ایجاد گلوگاه شدهاند.
جریان کاری درBMPبه چه معناست؟
جریان کاری عنصر ضروری مدیریت فرانید کسب و کار است. این واژه برای توصیف نحوه تعریف کار و تخصیص و زمانبندی آن به کار میرود. جریان کاری توالی و شرایط را مبتنی بر کار در حال جریان تعریف مینماید و مسیریابی کار را بین منابع انجام میدهد. این منابع میتوانند افراد، سیستمها یا دستگاهها باشند. جریان کاری ترتیب گامهای در حال اجرا را مدیریت میکند و به کارکنان امکان میدهد تا جریان فرایند کسب و کار را در صورت لزوم نظارت و دوباره پیکربندی نمایند.
مزایایBPM
* تسهیل برنامهریزی فرایندهی فعلی سازمان. خودکار سازی اجرای فرایندها و نظارت بر کارآیی و انجام تغییرات به موقع برای بهبود فرایندهای فعلی.
* نرمافزارBPMبه شما امکان میدهد تا همه وظایف را اتوماتیک نمایند. بسیاری از این وظایف به برخی از فرایندهای کاربردی، تصویب یا رد، اعلانات و گزارشات وضعیت نیاز دارند. راه کارBPMاینگونه فرایندها را اتوماتیک میسازد.
*BPMبرای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند و با شرکا مستریان وتامین کنندگان در ارتباطند، بسیار کاربردی خواهد بود.
*BPMسبب حفظ موقعیت رقابتبندی سازمان میشود.
*BPMبهرهوری افراد را افزایش میدهد.
* فرایند کسب و کار گامهای بیشماری دارد.BPMتعداد گامهای فرایند کسب و کار را تا ۵۰ درصد کاهش میدهد.
* فرانید کسب و کار به افراد و منابع بسیاری نیاز دارد. یکBPMخوب تعداد منابع مورد نیاز برای یک فرایند را کاهش میدهد.
منبع