یکی از مشکلات عمده ای که اغلب مدیران کسب و کارهای گوناگون با آن دست وپنجه نرم می کنند رویارویی با تعداد زیادی از امور نیازمند رسیدگی است. این فعالیتهای نیازمند رسیدگی به طور معمول از طریق نامهنگاری به دست شما رسیده و حجم وسیع نامهها موجب شلوغی میز کارتان خواهد شد.
بسیاری از این فعالیتها زمانی که از آنها مطلع میشوید خارج از توان شما برای رسیدگیاند. همچنین تعدادی از آنها به طور مداوم وجود خواهد داشت و نیازی به رسیدگی ندارند. به طور مثال اعتراضهای کمپینهای حفاظت از محیط زیست به نحوه تولید آلایندههای صنعتی از جانب کارخانهها امری شایع است.
در عین حال خود شرکتهای تولید کننده آلاینده نیز توجه خاصی به این کمپین ها نشان نمیدهند زیرا صرف نظر از توان تاثیرگذاری این گونه کمپینها، عملکرد کارخانههای تولید آلاینده معمولا مطابق قوانین وضع شدهاست. از یک سو مواجهه با طیف وسیعی از نامههای تقاضای رسیدگی باعث اتلاف وقت شما میشود، از سوی دیگر نیز این شلوغی کیفیت کاری شما را کاهش خواهد داد.
در حقیقت این امر بسیار طبیعی است. فعالیت در فضای شلوغ و به هم ریخته را هیچ کس دوست ندارد. این شرایط نه تنها فعالیت روزانه را برای شما دشوار خواهد کرد، بلکه امکان ایجاد هرگونه تغییر یا مدیریت بهینه زمان را نیز از بین می برد. شاید برای فهم عمیق تر موضوع لازم باشد سری به سایر کسب و کارها نیز بزنیم. در شرکتهای تولید لوازم خانگی برگشت محصولات از جانب خریداران به دلیل نقصهای فنی امری عادی است.
با این حال اگر فضای خاصی برای نگهداری محصولات برگشت خورده در نظر نداشته باشید، بدون شک با دردسر مواجه خواهید شد. در واقع به طور معمول محصولات برگشت خورده پس از چند روز توسط مهندسان مورد بررسی قرار می گیرند و این فاصله زمانی مسئله اصلی است که مدیران این شرکتها با آن روبه رو هستند.
به عبارت ساده تر هنگامی که کاری از دست شما در جهت رسیدگی به مشکلات برنمیآید بهتر است فکری به حال شلوغی ناشی از در دسترس بودن نامه ها یا محصولات برگشتخورده کنید.
ایده
اگر شما نیز از مشکلاتی مشابه آنچه در بالا توضیح داده شد رنج می برید، بهتر است از راه حل پیشنهادی ما استقبال کنید. ایده ای که به عنوان راه حل قصد معرفی آن را داریم استفاده از نرم افزار نگهدارنده اطلاعات است. این گونه نرمافزارها با زمانبندی ماهانه امور کسب و کار به شما کمک میکنند تا با هر فعالیتی درست در زمان مناسب آن مواجه شوید.
در این صورت دیگر لازم نیست در طول ماه به تک تک مسائلی که در هفتههای آتی با آن مواجه خواهید شد فکرکنید. به این ترتیب علاوه بر خلوت شدن میز کارتان، وقت شما نیز به طور چشمگیری آزاد خواهد شد. اهمیت این موضوع هنگامی بهتر درک می شود که قصد برنامهریزی به منظور مدیریت بهینه زمان را داشتهباشید.
در این نوع شرایط کاهش حجم فعالیتهای غیر ضروری در طول روز اهمیت بسیار بالایی دارد. در عین حال مواجهه با مسائلی که در حال حاضر نیاز به رسیدگی ندارند، می تواند بخش مهمی از برنامهریزی شما را بیاثر سازد. در همین راستا و به منظور کمک به شما در جهت عملی ساختن برنامه ریزی هایتان، نرم افزارهای نگهدارنده اطلاعات گزینه مناسبی است.
در خصوص کسب و کارهایی که به جای اطلاعات و نامههای فراوان با طیف وسیعی از محصولات برگشت خورده یا به طور کلی وسایل جاگیر مواجهند، پیشنهاد ما استفاده از انبارهای مخصوص است. البته بهتر است پیش از بهرهبرداری از انبارها نکات ایمنی را نیز رعایت کنید. عقد قرارداد با شرکتهای بیمه یکی از اصول ایمنی مهمی است که ضررهای ناشی از سرقت یا آتش سوزی انبار را تضمین میسازد.
آنچه در عمل باید انجام دهید
– به منظور صرفه جویی هرچه بیشتر در زمانتان بهتر است نرم افزارهای نگهدارنده اطلاعات را به طور سراسری در شرکت خود مورد بهرهبرداری قراردهید. به این ترتیب سیستم نگهدارنده مرکزی در زمان مناسب اطلاعات و نامه ها را به کارمندان هر بخش تحویل خواهد داد.
منبع